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ITツールを利用してのコスト削減方法

ITツールは、もはやビジネスになくてはならないものになっています。目的に適うものを正しく使えば、劇的にコスト削減できる可能性もあります。このページでは、そんなITツールを使った業務効率の改善や、コスト削減方法について解説します。

ITツールでのコスト削減

ITツールの利用は、コスト削減に直結します。ただやみくもに導入しても効果は薄いかもしれませんが、目的に適ったものを正しく選び、正しく使えば、劇的なコスト削減を実現できます。

スマートフォンやタブレットの普及が進み、ITツールも爆発的に数が増えています。その中から自社にあった業務効率改善ツールを探すのは至難ですが、ほとんどの場合、導入しない場合よりも導入した場合の方がメリットが大きいでしょう。

IT化をすることで時間の確保ができる

人力では何時間も掛かる作業が、ITツールを使えばそれこそ数秒で終わってしまう、ということは少なくありません。単純作業に掛かる人件費をITツールの運用に回せば、それこそ月に数万~数十万円のコスト削減を実現することも、不可能ではないのです。

浮いたコストや時間で、人間にしかできない生産性の高い仕事を行えば、企業としての生産性も少なからず向上するでしょう。

中小企業者やITツールの導入を促進するための補助金制度なども設けられています。導入しない手はないと言えます。

IT導入補助金について

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者等を対象に、それぞれの事業にあったITツールの導入をサポートするための補助金です。

ITツールを導入すれば、ほとんどの事業で生産性を向上させることができます。しかしそのためには、自社の強みや弱みを把握し、課題を浮き彫りにした上で必要なITツールを選ばなければなりません。

また、仮に導入したとしても、本当に生産性が効率化するかどうかは未知数です。導入に二の足を踏んでしまうのも当然でしょう。

IT導入補助金は、そんな事態を解消し、中小企業の生産性を向上させようという目的から設けられたものです。場合によっては経費の一部を補助金で賄うことができるので、もしITツールによるコスト削減を考えているなら検討してみる価値はあるでしょう。

コスト削減が実現できるこんなツール

ITツールを使って生産性を向上する、といっても、どういったITツールがあるのかを知らなくては手の打ちようがありません。以下に、とくに注目度の高いITツールをまとめてみますので、参考にしてみてください。

MFクラウド会計 ネット経由で使える会計ソフトです。IDとパスワード、そしてサービスサイトにアクセスできる環境があれば、いつでもどこでもデータの参照・編集ができます。複数のプランが用意されており、個人事業主から中小企業、大企業まで、ニーズに応じて柔軟に選択することが可能です。
freee MFクラウド会計と知名度を二分するクラウド会計ソフト(ネット経由で使える会計ソフト)です。
弥生会計 販売開始から30年、登録ユーザー数160万人を誇る日本の会計ソフトの代表格です。デスクトップ版とクラウド版が用意されています。
Dr.経費清算 全自動入力の経費精算ソフトです。こちらもオンラインで利用するもので、領収書を撮影するだけでデータ化できたり、移動中の隙間時間にスマートフォンで承認依頼できたりといった豊富な機能が完備されています。
Drop Box オンラインストレージサービス(ウェブ上に電子データを格納しておけるサービス)の代表格です。ネット環境があればアクセスできるハードディスクやUSBメモリ、というようなイメージです。
Google Drive Googleが提供するオンラインストレージサービスです。Googleドライブには、通常のファイルデータを保存するほか、ワードやエクセル、パワーポイントのような使い勝手のGoogle製サービスのデータを追加、編集する機能もあります。
McSS 一般社団法人CRD協会が提供する、中小企業経営診断システムサービスです。100万社にも及ぶ決算データと比較し、対象の法人の財務面の強み、弱み、信用力などを診断することができます。
チャットワーク コミュニケーションツールの一つで、登録者同士がチャット形式でやり取りできます。複数のチャットを作成できるほか、データのやり取りもでき、メールや電話よりもスピーディに情報交換をすることができます。

上記はあくまで一例ですが、普段当たり前のように人手で行っている作業は、もしかしたらITツールでさらに効率化できるかもしれません。「こんなツールがあったら……」と少しでも思ったら、ウェブ上で検索されてみることをおすすめします。

ITツールの活用例

ITツールの活用例を簡単にご紹介します。

会計ソフトの場合

帳簿付けは細かい数字や項目を1つ1つ入力しなければならない非常に手間のかかる作業ですが、すでに電子化されたデータをコピーすれば、その手間を劇的に解消できます。

会計ソフトの多くは、設定すればクレジットカードや銀行の取引を読み込んでくれるため、入力作業がほとんどいらなくなります。

また、数値をわかりやすくグラフ化してくれる機能も付属しており、自社の経営状況を視覚化してチェックする、といったことも可能です。

オンラインストレージサービスの場合

オンラインストレージサービスは、データを送付するためのメールのやり取りや、暗号化作業、圧縮作業などを一挙に解決できるほか、同じファイルに複数人でアクセスして同時に編集を行う、といったことまでできてしまいます。

チャットサービスの場合

チャットサービスは、コミュニケーションや電子データのやり取りに掛かる時間を削減してくれます。

メールは便利ですが、添付するファイルサイズの制限や、本文の前の枕詞の入力、送信・受信のタイムラグ、スパムメール等々、不便なところも無数にあります。チャットサービスの場合は、ほぼ会話のように画面でコミュニケーションでき、またその流れでファイルデータを送ったり、受け取ったりといったことができるようになります。

まとめ

自社内にITに強い人間がいない場合、外部のパートナー企業にそうした役割を求めるのも手です。

たとえば税理士事務所など、企業経営と深く関わる事業を行っている会社はの中には、ITツールをどう活用すれば業務効率を向上できるか、豊富なノウハウを持っているところもあります。

ITツールの導入が費用対効果の高い施策であることは間違いありません。もし今後ITツールの導入を考えているなら、ぜひそうしたアウトソースも検討されてみてください。

会社設立を成功させるためのヒント

ITツールを利用した始めたことで、コストの削減や時間の短縮に成功することができたエピソードを教えてください。(ツール名も交えて教えていただきたいです。)

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編集部

お客様との連絡網を従来の電話、FAX、メールからlineのように使えるチャットワークというアプリを導入しました。複数名でのグループチャットもでき書類のやり取りもできるので非常に効率化に役立っています。メールより気軽かつスピーディにやり取りできるので、忙しい経営者の方からも評価されています。

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浅野先生
ページ監修者

税理士法人浅野会計事務所
浅野芳郎先生

   専門家

当サイト「10年後に生き残る会社設立 ~愛知編~」は、愛知(名古屋)エリアを中心に会社設立、会社経営のサポートを行っている『税理士法人 浅野会計事務所』代表・浅野芳郎先生にご監修いただいております。

   

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当サイトは、長年に渡って、愛知で会社設立や経営活動に携わってきた浅野芳郎先生をアドバイザーに迎え、10年生き残るための会社設立について情報をまとめています。

浅野先生
浅野先生のプロフィール

愛知県に本拠地を構える会計事務所、税理士法人浅野会計事務所の代表者。名古屋を中心として会社の立ち上げから経営まで幅広く企業のサポートを行っている。

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